УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Лесозаводского городского округа

от 26.08.2022 № 1916

(в редакции от 17.01.2024 № 36)

Положение

об общем отделе администрации Лесозаводского городского округа

1. Общие положения

1. Положение об общем отделе администрации Лесозаводского городского округа (далее – Положение) определяет задачи, функции, права и организацию деятельности общего отдела администрации Лесозаводского городского округа (далее – Отдел).

2. Отдел является функциональным органом администрации Лесозаводского городского округа (далее - администрация), находящимся в функциональном подчинении у руководителя аппарата администрации.

3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии со следующими правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2006 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Законом Приморского края от 09.10.2008 № 319-КЗ «О порядке организации и ведения регистра муниципальных правовых актов Приморского края»;

- постановлением Администрации Приморского края от 30.12.2019 № 941-па «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края»;

- федеральными законами, законами Приморского края, решениями Думы Лесозаводского городского округа, регулирующими организацию, ведение и совершенствование единой системы документационного обеспечения управления в администрации, организацию контроля за исполнением документов;

- федеральными законами, законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими обеспечение кадровой политики;

- федеральными законами, законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими охрану труда в администрации;

- федеральными законами, законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими обеспечение сохранности, хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности администрации;

- муниципальными правовыми актами Лесозаводского городского округа;

- настоящим Положением;

- Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – Трудовым кодексом)

(введен постановлением администрации ЛГО от 17.01.2024 № 36).

4. Отдел создается и исключается из структуры администрации
в установленном порядке на основании решения Думы Лесозаводского городского округа о структуре администрации.

5. Отдел имеет:

а) гербовую печать администрации, которая проставляется на документах администрации, подписанных главой Лесозаводского городского округа (далее-глава ЛГО), исполняющим обязанности главы ЛГО, первым заместителем главы администрации;

б) малую печать «Общий отдел», которая проставляется на документах администрации, подписанных заместителями главы администрации; руководителем аппарата; начальниками отделов, не имеющих своих печатей; копиях муниципальных правовых актов администрации; начальником общего отдела, главным специалистом общего отдела; заместителем начальника общего отдела (введены постановлением администрации ЛГО от 17.01.2024 № 36).

в) штампы, используемые для регистрации входящей корреспонденции, заверения копий документов, адресный;

г) штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы ЛГО;

д) бланк, используемый для писем, направляемых в органы администрации.

6. Отдел осуществляет свою деятельность со всеми органами администрации, органами местного самоуправления Лесозаводского городского округа (далее – ОМСУ ЛГО), организациями и учреждениями Лесозаводского городского округа, администрациями других муниципальных образований, а также в пределах своей компетенции- с органами исполнительной власти Приморского края, аппаратом Губернатора Приморского края, аппаратом Правительства Приморского края, Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

7. Работники Отдела являются муниципальными служащими, которые назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии
с законодательством Российской Федерации о муниципальной службе
и муниципальными правовыми актами.

8. Местонахождение Отдела – г. Лесозаводск, ул. Будника,119

2. Задачи Отдела

Задачами Отдела являются:

1. Организация, ведение и совершенствование единой системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в администрации.

2. Документационное обеспечение деятельности главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата администрации.

3. Обеспечение взаимодействия главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата администрации с ОМСУ ЛГО, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами исполнительной власти Приморского края, Правительством Приморского края, Законодательным Собранием Приморского края, муниципальными образованиями Приморского края, организациями и предприятиями Лесозаводского городского округа.

4.Организация работы с обращениями граждан, поступившими
в администрацию.

5. Организация кадровой работы, в т. ч. в отношении руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу (введены постановлением администрации ЛГО от 17.01.2024 № 36).

6. Организация охраны труда в администрации.

7. Организация архивного дела в администрации, являющейся источником комплектования муниципального архива.

3. Функции Отдела

С целью реализации задач, указанных в разделе 2 настоящего Положения, Отдел исполняет следующие функции:

1. В сфере организации, ведения и совершенствования единой системы ДОУ в администрации:

1) разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в администрации;

2) составляет номенклатуру дел Отдела;

3) осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в органах администрации, контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству;

4) формирует электронную базу данных муниципальных правовых актов администрации;

5) копирует, заверяет и рассылает муниципальные правовые акты администрации, выдает копии муниципальных правовых актов администрации по письменным запросам органов администрации, юридических лиц и граждан;

6) формирует муниципальные правовые акты администрации в дела
в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, обеспечивает организацию их хранения до сдачи в архивный отдел администрации;

7) подготавливает проекты муниципальных правовых актов в пределах компетенции Отдела;

8) организует внедрение системы электронного документооборота
в администрации;

9) организует централизованный прием служебных документов, доставляемых средствами почтовой и факсимильной связи, электронной почтой, по каналу системы электронного документооборота юридическими и физическими лицами, нарочными;

10) организует прием, учет и регистрацию всех поступивших документов
в администрацию, на имя главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата
в электронной базе данных;

11) передает поступившие и зарегистрированные документы
на рассмотрение главе ЛГО, его заместителям, руководителю аппарата;

12) доводит все зарегистрированные документы после рассмотрения главой ЛГО, его заместителями, руководителем аппарата до исполнителей согласно резолюции;

13) осуществляет оперативный поиск документов в базе данных автоматизированного учета документов;

14) обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность регистрационно-поисковых ресурсов, соблюдает требования по защите информации;

15) осуществляет отправку подписанных служебных документов средствами почтовой, телеграфной, электронной связи по назначению;

16) исполнят запросы органов администрации, организаций и граждан по хранящимся в Отделе документам, заверяет и выдает копии документов;

17) осуществляет переписку по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

18) обрабатывает, регистрирует и хранит в Отделе законченные делопроизводством дела и документы администрации, осуществляет списание
их в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел Отдела;

19) согласовывает эскизы бланков, печатей, штампов, необходимых
для обеспечения деятельности администрации и органов администрации;

20) выполняет копировально-множительные работы для главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата;

21) проверяет правильность оформления исходящих документов, предоставляет их главе ЛГО, его заместителям, руководителю аппарата для подписания, передает исходящие документы на отправку;

22) осуществляет контроль за прохождением документов с резолюцией главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата;

23) обеспечивает направление в уполномоченный орган исполнительной власти Приморского края, осуществляющий организацию и ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов, копий муниципальных нормативных правовых актов, сведений об источниках официального опубликования (обнародования) муниципальных нормативных правовых актов,
а также дополнительных сведений, относящихся к данным муниципальным нормативным правовым актам. (введен постановлением администрации ЛГО
от 17.01.2024 № 36).

2. В сфере организации контроля за исполнением документов:

1) осуществляет контроль за своевременным предоставлением информаций об исполнении документов, принятых администрацией, контрольных документов вышестоящих организаций;

2) подготавливает итоговые информации об исполнении документов, принятых администрацией, предложения о снятии документов с контроля;

3) осуществляет взаимодействие с ОМСУ ЛГО, Правительством Приморского края, органами исполнительной власти Приморского края, органами администрации, учреждениями и предприятиями в целях предоставления
и получения информации о выполнении контрольных документов;

4) осуществляет контроль за своевременным выполнением поручений главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата, данных на планерных совещаниях в администрации.

3. В сфере организации работы с обращениями граждан, поступившими
в администрацию:

1) осуществляет в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регистрацию обращений граждан, поступающих в администрацию;

2) организует личный прием граждан главой ЛГО, его заместителями, руководителем аппарата согласно графику приема граждан, утвержденному главой ЛГО, контролирует сроки исполнения поручений по обращениям граждан, данных на приемах по личным вопросам;

3) готовит обзоры обращения граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления, а также обобщенную информацию о результатах рассмотрения этих обращений и принятых мерах (далее – обзоры, информация), размещает их на официальном Интернет-сайте Лесозаводского городского округа;

4) ведет электронную базу данных обращений граждан, поступающих
в администрацию, и обеспечивает получение сведений по обращениям граждан
от органов администрации;

5) обеспечивает систематизацию, хранение и использование документов, связанных с рассмотрением обращений граждан;

6) осуществляет контроль за своевременным выполнением в органах администрации поручений главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата
по вопросам, связанным с рассмотрением обращений граждан;

7) оказывает методическую помощь органам администрации по организации работы по обращениям граждан;

8) ведет работу с Интернет - порталом ССТУ. Российской Федерации;

9) организует работу по проведению Общероссийского дня приема граждан в администрации;

10) организует работу по рассмотрению обращений, поступивших
на «Прямую линию» Президента Российской Федерации от жителей Лесозаводского городского округа. (введен постановлением администрации ЛГО
от 17.01.2024 № 36).

4. В сфере организации кадровой работы (в редакции постановления администрации ЛГО от 17.01.2024 № 36).

1) ведет Реестр муниципальных служащих администрации;

2) подготавливает проекты муниципальных правовых актов, связанных
с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию, и оформляет соответствующие документы;

3) подготавливает документы по кадрам в соответствии с требованиями Трудового кодекса в отношении руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу;

4) ведет трудовые книжки муниципальных служащих (при наличии);

5) ведет трудовые книжки (при наличии), личные дела руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу;

6) ведет личные дела муниципальных служащих администрации;

7) по решению представителя нанимателя (работодателя) проверяет сведения, содержащиеся в анкете, представленные гражданином при поступлении на муниципальную службу;

8) готовит статистические отчеты в соответствии с установленными формами Росстата;

9) проводит аттестацию муниципальных служащих администрации;

10) проводит аттестацию руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу;

11) проводит конкурс на замещение вакантных должностей муниципальной службы в администрации;

12) оформляет и выдает служебные удостоверения муниципальным служащим администрации, ведет их учет;

13) осуществляет формирование и использование кадрового резерва для замещения вакантных должностей муниципальной службы в администрации;

14) осуществляет ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в муниципальных казенных, автономном учреждениях, подведомственных Отделу;

15) организует и проводит проверки представляемых гражданином сведений при поступлении на муниципальную службу и в период ее прохождения муниципальным служащим администрации;

16) организует проверку достоверности представляемых гражданином, поступающим на должность руководителя муниципального казенного, автономного учреждения, подведомственного Отделу, персональных данных
и иных сведений;

17) подготавливает материалы для оформления допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, работникам администрации, гражданам при оформлении на должности муниципальной службы в администрации;

18) организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдений связанных с муниципальной службой ограничений, которые установлены статьей 13 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе
в Российской Федерации» и другими федеральными законами;

19) организует проверку сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных лицом, поступающим на должность руководителя муниципального учреждения, и руководителем муниципального учреждения;

20) осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов
в администрации Лесозаводского городского округа;

21) осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов руководителей муниципальных учреждений Лесозаводского городского округа;

22) ведет работу по декларативной кампании, в т.ч. в отношении руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу;

23) ведет работу по противодействию коррупции в администрации;
в муниципальных казенных, автономном учреждениях, подведомственных Отделу;

24) осуществляет контроль за соблюдением муниципальными служащими администрации ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов на муниципальной службе в администрации;

25) осуществляет контроль за соблюдением руководителями муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу, требований
о предотвращении или урегулировании конфликта интересов;

26) осуществляет контроль за разработкой должностных инструкций муниципальных служащих администрации;

27) осуществляет контроль за соблюдением Правил внутреннего трудового распорядка муниципальными служащими администрации;

28) размещает информацию на официальном Интернет-сайте Лесозаводского городского округа по вопросам кадровой политики;

29) обеспечивает безопасность персональных данных муниципальных служащих администрации, руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу;

30) ведет воинский учет работающих в администрации, их бронирование,
в том числе пребывающих в запасе, осуществляет хранение бланков строгой отчетности;

31) консультирует муниципальных служащих администрации по вопросам муниципальной службы;

32) консультирует руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, подведомственных Отделу, по кадровым вопросам;

33) подготавливает предложения о реализации положений законодательства
о муниципальной службе и вносит указанные предложения представителю нанимателя (работодателю);

34) решает иные вопросы кадровой работы, определяемые трудовым законодательством и законом субъекта Российской Федерации.

5. В сфере организации охраны труда:

1) организует работу по проведению специальной оценки условий труда
в администрации;

2) организует работу по обеспечению безопасных условий и охраны труда
в администрации,

3) разрабатывает инструкции по охране труда, обеспечивает обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим в организации;

4) организует работу по проведению инструктажей по охране труда, стажировки на рабочем месте;

5) организует работу по проверке знаний требований охраны труда, обеспечивает недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда.

6. В сфере организации архивного дела в администрации, являющейся источником комплектования муниципального архива:

1) исполняет функции архива администрации;

2) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив;

3) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

4) осуществляет подготовку заседаний экспертной комиссии администрации;

5) проводит иные мероприятия в сфере организации архивного дела
в администрации.

4. Права Отдела

Отдел с целью реализации задач и функций, установленных разделами 2, 3 настоящего Положения, имеет право:

1. Запрашивать и получать у органов администрации и подведомственных учреждений необходимые сведения.

2. Вносить главе ЛГО, его заместителям, руководителю аппарата предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в том числе, предложения о создании координационных и совещательных органов (включая межведомственные).

3. Использовать в своей деятельности имеющиеся в администрации информационные системы, базы данных, системы связи, системы копирования, компьютерную и оргтехнику.

4. Участвовать в работе совещаний, заседаний органов администрации
по вопросам, касающимся деятельности Отдела.

5. Организовывать и проводить проверки, принимать участие в проверках
по вопросам ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан, кадрового делопроизводства, хранения и использования печатей и штампов в органах администрации.

6. Знакомиться с муниципальными правовыми актами и их проектами, касающимися деятельности Отдела.

7. Требовать создания организационно-технических условий для исполнения задач и функций, возложенных на Отдел.

5. Организация деятельности Отдела

1. Отдел возглавляется начальником, который назначается на должность
и освобождается от должности главой ЛГО в установленном порядке.

2. Начальник Отдела осуществляет руководство Отделом, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения и несет персональную ответственность за выполнение полномочий и функций Отдела.

3. Начальник Отдела:

1) обеспечивает реализацию настоящего Положения;

2) представляет Отдел в ОМСУ ЛГО, в организациях и учреждениях Лесозаводского городского округа при решении возложенных на Отдел задач и функций;

3) участвует в совещаниях, проводимых должностными лицами администрации;

4) разрабатывает проект Положения об Отделе, проекты должностных инструкций муниципальных служащих Отдела;

5) обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками Отдела;

6) вносит предложения по структуре и штатной численности Отдела, предложения о назначении на должность и освобождении от должности муниципальных служащих Отдела;

7) в установленном порядке вносит главе ЛГО представления и (или) предложения о награждении муниципальных служащих Отдела, о привлечении муниципальных служащих Отдела к дисциплинарной ответственности;

8) разрабатывает номенклатуру дел Отдела;

9) обеспечивает защиту в Отделе сведений, охраняемых законом, несет персональную ответственность за обеспечение сохранности указанных сведений;

10) осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами администрации.

4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет заместитель начальника (введены постановлением администрации ЛГО от 17.01.2024 № 36) Отдела.

5. Работники Отдела осуществляют свои обязанности на основании должностных инструкций, утвержденных главой ЛГО, и муниципальных правовых актов, определяющих полномочия и ответственность муниципальных служащих.

6. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием администрации, утвержденным распоряжением администрации.

_________________________