Положение
об общем отделе администрации Лесозаводского городского округа
1. Общие положения
1. Положение об общем отделе администрации Лесозаводского городского округа (далее – Положение) определяет задачи, функции, права и организацию деятельности общего отдела администрации Лесозаводского городского округа (далее – Отдел).
2. Отдел является функциональным органом администрации Лесозаводского городского округа (далее - администрация), находящимся в функциональном подчинении у руководителя аппарата администрации.
3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии со следующими правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2006 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Законом Приморского края от 09.10.2008 № 319-КЗ «О порядке организации и ведения регистра муниципальных правовых актов Приморского края»;
- постановлением Администрации Приморского края от 30.12.2019 № 941-па «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и Правительства Приморского края»;
- федеральными законами, законами Приморского края, решениями Думы Лесозаводского городского округа, регулирующими организацию, ведение и совершенствование единой системы документационного обеспечения управления в администрации, организацию контроля за исполнением документов;
- федеральными законами, законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими обеспечение кадровой политики;
- федеральными законами, законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими охрану труда в администрации;
- федеральными законами, законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими обеспечение сохранности, хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности администрации;
- муниципальными правовыми актами Лесозаводского городского округа;
- настоящим Положением.
2
4. Отдел создается и исключается из структуры администрации в установленном порядке на основании решения Думы Лесозаводского городского округа о структуре администрации.
5. Отдел имеет:
а) гербовую печать администрации, которая проставляется на документах администрации, подписанных главой Лесозаводского городского округа (далее-глава ЛГО), исполняющим обязанности главы ЛГО, первым заместителем главы администрации;
б) малую печать «Общий отдел», которая проставляется на документах администрации, подписанных заместителями главы администрации; руководителем аппарата; начальниками отделов, не имеющих своих печатей; копиях муниципальных правовых актов администрации; начальником общего отдела, главным специалистом общего отдела;
в) штампы, используемые для регистрации входящей корреспонденции, заверения копий документов, адресный;
г) штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы ЛГО;
д) бланк, используемый для писем, направляемых в органы администрации.
6. Отдел осуществляет свою деятельность со всеми органами администрации, органами местного самоуправления Лесозаводского городского округа (далее – ОМСУ ЛГО), организациями и учреждениями Лесозаводского городского округа, администрациями других муниципальных образований, а также в пределах своей компетенции- с органами исполнительной власти Приморского края, аппаратом Губернатора Приморского края, аппаратом Правительства Приморского края, Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.
7. Работники Отдела являются муниципальными служащими, которые назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии с законодательством Российской Федерации о муниципальной службе и муниципальными правовыми актами.
8. Местонахождение Отдела – г. Лесозаводск, ул. Будника,119
2. Задачи Отдела
Задачами Отдела являются:
1. Организация, ведение и совершенствование единой системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в администрации.
2. Документационное обеспечение деятельности главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата администрации.
3. Обеспечение взаимодействия главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата администрации с ОМСУ ЛГО, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами исполнительной власти Приморского края, Правительством Приморского края, Законодательным Собранием Приморского края, муниципальными образованиями Приморского края, организациями и предприятиями Лесозаводского городского округа.
4.Организация работы с обращениями граждан, поступившими в администрацию.
5. Организация кадровой работы, в т. ч. в отношении руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений.
3
6. Организация охраны труда в администрации.
7. Организация архивного дела в администрации, являющейся источником комплектования муниципального архива.
3. Функции Отдела
С целью реализации задач, указанных в разделе 2 настоящего Положения, Отдел исполняет следующие функции:
1. В сфере организации, ведения и совершенствования единой системы ДОУ в администрации:
1) разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в администрации;
2) составляет номенклатуру дел Отдела;
3) осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в органах администрации, контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству;
4) формирует электронную базу данных муниципальных правовых актов администрации;
5) копирует, заверяет и рассылает муниципальные правовые акты администрации, выдает копии муниципальных правовых актов администрации по письменным запросам органов администрации, юридических лиц и граждан;
6) формирует муниципальные правовые акты администрации в дела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, обеспечивает организацию их хранения до сдачи в архивный отдел администрации;
7) подготавливает проекты муниципальных правовых актов в пределах компетенции Отдела;
8) организует внедрение системы электронного документооборота в администрации;
9) организует централизованный прием служебных документов, доставляемых средствами почтовой и факсимильной связи, электронной почтой, по каналу системы электронного документооборота юридическими и физическими лицами, нарочными;
10) организует прием, учет и регистрацию всех поступивших документов в администрацию, на имя главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата в электронной базе данных;
11) передает поступившие и зарегистрированные документы на рассмотрение главе ЛГО, его заместителям, руководителю аппарата;
12) доводит все зарегистрированные документы после рассмотрения главой ЛГО, его заместителями, руководителем аппарата до исполнителей согласно резолюции;
13) осуществляет оперативный поиск документов в базе данных автоматизированного учета документов;
14) обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность регистрационно-поисковых ресурсов, соблюдает требования по защите информации;
15) осуществляет отправку подписанных служебных документов средствами почтовой, телеграфной, электронной связи по назначению;
16) исполнят запросы органов администрации, организаций и граждан по хранящимся в Отделе документам, заверяет и выдает копии документов;
4
17) осуществляет переписку по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
18) обрабатывает, регистрирует и хранит в Отделе законченные делопроизводством дела и документы администрации, осуществляет списание их в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел Отдела;
19) согласовывает эскизы бланков, печатей, штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации и органов администрации;
20) выполняет копировально-множительные работы для главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата;
21) проверяет правильность оформления исходящих документов, предоставляет их главе ЛГО, его заместителям, руководителю аппарата для подписания, передает исходящие документы на отправку;
22) осуществляет контроль за прохождением документов с резолюцией главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата.
2. В сфере организации контроля за исполнением документов:
1) осуществляет контроль за своевременным предоставлением информаций об исполнении документов, принятых администрацией, контрольных документов вышестоящих организаций;
2) подготавливает итоговые информации об исполнении документов, принятых администрацией, предложения о снятии документов с контроля;
3) осуществляет взаимодействие с ОМСУ ЛГО, Правительством Приморского края, органами исполнительной власти Приморского края, органами администрации, учреждениями и предприятиями в целях предоставления и получения информации о выполнении контрольных документов;
4) осуществляет контроль за своевременным выполнением поручений главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата, данных на планерных совещаниях в администрации.
3. В сфере организации работы с обращениями граждан, поступившими в администрацию:
1) осуществляет в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регистрацию обращений граждан, поступающих в администрацию;
2) организует личный прием граждан главой ЛГО, его заместителями, руководителем аппарата согласно графику приема граждан, утвержденному главой ЛГО, контролирует сроки исполнения поручений по обращениям граждан, данных на приемах по личным вопросам;
3) готовит обзоры обращения граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления, а также обобщенную информацию о результатах рассмотрения этих обращений и принятых мерах (далее – обзоры, информация), размещает их на официальном Интернет-сайте Лесозаводского городского округа;
4) ведет электронную базу данных обращений граждан, поступающих в администрацию, и обеспечивает получение сведений по обращениям граждан от органов администрации;
5) обеспечивает систематизацию, хранение и использование документов, связанных с рассмотрением обращений граждан;
5
6) осуществляет контроль за своевременным выполнением в органах администрации поручений главы ЛГО, его заместителей, руководителя аппарата по вопросам, связанным с рассмотрением обращений граждан;
7) оказывает методическую помощь органам администрации по организации работы по обращениям граждан;
8) ведет работу с Интернет - порталом ССТУ. Российской Федерации;
9) организует работу по проведению Общероссийского дня приема граждан в администрации.
4. В сфере организации кадровой работы:
1) ведет Реестр муниципальных служащих администрации;
2) подготавливает документы по кадрам в соответствии с требованиями Трудового кодекса и законодательства о муниципальной службе, в том числе трудовые книжки и личные дела муниципальных служащих администрации;
3) подготавливает документы по кадрам в соответствии с требованиями Трудового кодекса, в том числе трудовые книжки и личные дела руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений;
4) готовит статистические отчеты в соответствии с установленными формами Росстата;
5) готовит документы к аттестации муниципальных служащих администрации;
6) ведет подготовку документов к заседанию конкурсных комиссий администрации, обеспечивает обработку протокола заседания, обеспечивает информационное сообщение по результатам работы комиссии;
7) осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов в администрации Лесозаводского городского округа;
8) осуществляет формирование и использование кадрового резерва для замещения вакантных должностей муниципальной службы в администрации;
9) ведет работу по декларативной компании, в т.ч. в отношении руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений;
10) организует проверку достоверности и полноты сведений о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих и граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супругов и несовершеннолетних детей;
11) организует проверку достоверности и полноты сведений о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супругов и несовершеннолетних детей;
12) осуществляет контроль за соблюдением муниципальными служащими администрации ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов на муниципальной службе в администрации;
13) ведет работу по профилактике коррупционных правонарушений;
6
14) осуществляет контроль за разработкой должностных инструкций муниципальных служащих администрации;
15) ведет оформление, учет и выдачу служебных удостоверений муниципальным служащим администрации;
16) осуществляет контроль за соблюдением Правил внутреннего трудового распорядка муниципальными служащими администрации;
17) размещает информацию на официальном Интернет-сайте Лесозаводского городского округа по вопросам кадровой политики;
18) обеспечивает безопасность персональных данных муниципальных служащих администрации, руководителей муниципальных казенных, автономного учреждений;
19) ведет воинский учет работающих в администрации, их бронирование, в том числе пребывающих в запасе, осуществляет хранение бланков строгой отчетности;
20) подготавливает материалы для оформления допуска к государственной тайне работникам администрации, гражданам при оформлении на должности муниципальной службы в администрации;
21) осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.
5. В сфере организации охраны труда:
1) организует работу по проведению специальной оценки условий труда в администрации;
2) организует работу по обеспечению безопасных условий и охраны труда в администрации,
3) разрабатывает инструкции по охране труда, обеспечивает обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим в организации;
4) организует работу по проведению инструктажей по охране труда, стажировки на рабочем месте;
5) организует работу по проверке знаний требований охраны труда, обеспечивает недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда.
6. В сфере организации архивного дела в администрации, являющейся источником комплектования муниципального архива:
1) исполняет функции архива администрации;
2) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив;
3) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
4) осуществляет подготовку заседаний экспертной комиссии администрации;
7
5) проводит иные мероприятия в сфере организации архивного дела в администрации.
4. Права Отдела
Отдел с целью реализации задач и функций, установленных разделами 2, 3 настоящего Положения, имеет право:
1. Запрашивать и получать у органов администрации и подведомственных учреждений необходимые сведения.
2. Вносить главе ЛГО, его заместителям, руководителю аппарата предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в том числе, предложения о создании координационных и совещательных органов (включая межведомственные).
3. Использовать в своей деятельности имеющиеся в администрации информационные системы, базы данных, системы связи, системы копирования, компьютерную и оргтехнику.
4. Участвовать в работе совещаний, заседаний органов администрации по вопросам, касающимся деятельности Отдела.
5. Организовывать и проводить проверки, принимать участие в проверках по вопросам ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан, кадрового делопроизводства, хранения и использования печатей и штампов в органах администрации.
6. Знакомиться с муниципальными правовыми актами и их проектами, касающимися деятельности Отдела.
7. Требовать создания организационно-технических условий для исполнения задач и функций, возложенных на Отдел.
5. Организация деятельности Отдела
1. Отдел возглавляется начальником, который назначается на должность и освобождается от должности главой ЛГО в установленном порядке.
2. Начальник Отдела осуществляет руководство Отделом, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения и несет персональную ответственность за выполнение полномочий и функций Отдела.
3. Начальник Отдела:
1) обеспечивает реализацию настоящего Положения;
2) представляет Отдел в ОМСУ ЛГО, в организациях и учреждениях Лесозаводского городского округа при решении возложенных на Отдел задач и функций;
3) участвует в совещаниях, проводимых должностными лицами администрации;
4) разрабатывает проект Положения об Отделе, проекты должностных инструкций муниципальных служащих Отдела;
5) обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками Отдела;
6) вносит предложения по структуре и штатной численности Отдела, предложения о назначении на должность и освобождении от должности муниципальных служащих Отдела;
8
7) в установленном порядке вносит главе ЛГО представления и (или) предложения о награждении муниципальных служащих Отдела, о привлечении муниципальных служащих Отдела к дисциплинарной ответственности;
8) разрабатывает номенклатуру дел Отдела;
9) обеспечивает защиту в Отделе сведений, охраняемых законом, несет персональную ответственность за обеспечение сохранности указанных сведений;
10) осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами администрации.
4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет главный специалист (по работе с кадрами) Отдела.
5. Работники Отдела осуществляют свои обязанности на основании должностных инструкций, утвержденных главой ЛГО, и муниципальных правовых актов, определяющих полномочия и ответственность муниципальных служащих.
6. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием администрации, утвержденным распоряжением администрации.
_________________________
