Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A
Вернуться к обычному виду
Лесозаводский городской округ
официальный сайт

УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
Лесозаводского городского округа
от 28.09.2015 № 1280

Положение об общем отделе
администрации Лесозаводского городского округа

1. Общие положения

1. Положение об общем отделе администрации Лесозаводского городского округа (далее – Положение) определяет задачи, функции, права и организацию деятельности общего отдела администрации Лесозаводского городского округа (далее – Отдел).

2. Отдел является функциональным органом администрации Лесозаводского городского округа (далее - администрация), находящимся в функциональном подчинении у руководителя аппарата администрации.

3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии со следующими правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2006 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральными законами, законами Приморского края, решениями Думы Лесозаводского городского округа, регулирующими организацию, ведение и совершенствование единой системы ДОУ в администрации городского округа, организацию контроля за исполнением документов;

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральными законами, Законами Приморского края и муниципальными правовыми актами, регулирующими обеспечение кадровой политики в администрации Лесозаводского городского округа;

- Законом Приморского края от 09.10.2008 № 319-КЗ «О порядке организации и ведения регистра муниципальных правовых актов Приморского края»;

- постановлением Администрации Приморского края от 28.06.2013 № 258-па «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации приморского края»;

- Уставом Лесозаводского городского округа;

- решениями Думы Лесозаводского городского округа;

- постановлениями администрации Лесозаводского городского округа;

- настоящим Положением.

4. Отдел создается и исключается из структуры администрации в установленном порядке на основании решения Думы Лесозаводского городского округа о структуре администрации.

5. Отдел имеет:

а) печать администрации с изображением Герба Лесозаводского городского округа, которая проставляется на документах администрации, подписанных главой администрации, исполняющим обязанности главы администрации, первым заместителем главы администрации;

б) малую печать «Общий отдел», которая проставляется на документах администрации, подписанных заместителями главы администрации; руководителем аппарата; начальниками отделов, не имеющих своих печатей; копиях муниципальных правовых актов администрации; начальником общего отдела, главным специалистом общего отдела;

в) штампы, используемые для регистрации входящей корреспонденции, заверения копий документов, адресный;

г) штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации Лесозаводского городского округа;

д) бланк, используемый для писем, направляемых в органы администрации.

6. Отдел осуществляет свою деятельность со всеми органами администрации городского округа, организациями и учреждениями городского округа, администрациями других муниципальных образований, а также в пределах своей компетенции- с органами исполнительной власти Приморского края, аппаратом Губернатора Приморского края, аппаратом Администрации Приморского края, Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

7. Работники Отдела являются муниципальными служащими, которые назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии с законодательством Российской Федерации о муниципальной службе и муниципальными правовыми актами.

8. Местонахождение Отдела – г. Лесозаводск, ул. Будника,119

2. Задачи Отдела

Задачами Отдела являются:

1. Организация, ведение и совершенствование единой системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в администрации городского округа.

Документационное обеспечение деятельности главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата администрации городского округа.

2. Обеспечение взаимодействия главы администрации, заместителей

главы администрации с территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами исполнительной власти Приморского края, с Администрацией Приморского края, Законодательным Собранием Приморского края, муниципальными образованиями Приморского края, с организациями и предприятиями Лесозаводского городского округа.

Документационное обеспечение деятельности главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата администрации городского округа.

3.Организация работы с обращениями граждан, поступившими в администрацию городского округа.

4. Организация кадровой работы.

3. Функции Отдела

С целью реализации задач, указанных в разделе 2 настоящего Положения, Отдел исполняет следующие функции:

1. В сфере организации, ведения и совершенствования единой системы ДОУ в администрации городского округа:

1) Разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в администрации городского округа.

2) Составляет номенклатуру дел Отдела.

3) Осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в органах администрации городского округа, контроль за соблюдением Инструкции по делопроизводству.

4) Формирует электронную базу данных муниципальных правовых актов администрации городского округа.

5) Копирует, заверяет и рассылает муниципальные правовые акты, выдает копии муниципальных правовых актов по письменным запросам органов администрации юридических лиц и граждан.

6) Формирует муниципальные правовые акты в дела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, обеспечивает организацию их хранения до сдачи в архивный отдел администрации городского округа.

7) Подготавливает проекты муниципальных правовых актов в пределах компетенции Отдела.

8) Организует внедрение системы электронного документооборота в администрации городского округа.

9) Организует централизованный прием служебных документов, доставляемых средствами почтовой и факсимильной связи, электронной почтой, по каналу системы электронного документооборота, юридическими и физическими лицами, нарочными.

10) Организует прием, учет и регистрацию всех поступивших документов на имя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации городского округа в электронной базе данных.

11) Передает поступившие и зарегистрированные документы на рассмотрение главе администрации, его заместителям, руководителю аппарата администрации городского округа.

12) Доводит все зарегистрированные документы после рассмотрения главой администрации, его заместителями, руководителем аппарата до исполнителей, согласно резолюции.

13) Осуществляет оперативный поиск документов в базе данных автоматизированного учета документов.

14) Обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность регистрационно-поисковых ресурсов, соблюдает требования по защите информации.

15) Осуществляет отправку подписанных служебных документов, средствами почтовой, телеграфной, электронной связи по назначению.

16) Исполнят запросы органов администрации городского округа, организаций и граждан по хранящимся в Отделе документам, заверяет и выдает копии документов.

17) Осуществляет переписку по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

18) Обрабатывает, регистрирует и хранит в Отделе законченные делопроизводством дела и документы администрации городского округа, осуществляет списание их в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел Отдела.

19) Согласовывает эскизы бланков, печатей, штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации городского округа и органов администрации городского округа.

20) Выполняет копировально-множительные работы для главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата.

21) Проверяет правильность оформления исходящих документов, предоставляет их главе администрации, его заместителям, руководителю аппарата для подписания, передает исходящие документы на отправку.

22) Осуществляет контроль за прохождением документов с резолюцией главы администрации, его заместителей, руководителя аппарата.

2. В сфере организации контроля за исполнением документов:

1) Осуществляет контроль за своевременным предоставлением информаций об исполнении документов, принятых администрацией городского округа, контрольных документов вышестоящих организаций.

2) Подготавливает итоговые информации об исполнении документов, принятых администрацией городского округа, предложения о снятии документов с контроля.

3) Осуществляет взаимодействие с Администрацией Приморского края, органами исполнительной власти Приморского края, органами администрации городского округа, учреждениями и предприятиями в целях предоставления и получения информации о выполнении контрольных документов.

4) Осуществляет контроль за своевременным выполнением поручений главы администрации, его заместителей, данных на планерных совещаниях в администрации городского округа.

3. В сфере организации работы с обращениями граждан, поступившими в администрацию городского округа:

1) Осуществляет в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регистрацию и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, поступающих в администрацию городского округа.

2) Организует личный прием граждан главой администрации городского округа, его заместителями, руководителем аппарата администрации городского округа согласно графику приема граждан, утвержденному главой администрации городского округа. Контролирует сроки исполнения поручений по обращениям граждан, данных на приемах по личным вопросам.

3) Готовит обзоры обращения граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления, а также обобщенную информацию о результатах рассмотрения этих обращений и принятых мерах (далее – обзоры, информация); размещает их на официальном Интернет-сайте Лесозаводского городского округа.

4) Ведет электронную базу данных обращений граждан, поступающих в администрацию городского округа и обеспечивает получение сведений по обращениям граждан от органов администрации.

5) Обеспечивает систематизацию, хранение и использование документов, связанных с рассмотрением органами администрации городского округа обращений граждан.

6) Осуществляет контроль за своевременным выполнением в органах администрации городского округа поручений главы администрации, первого заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации городского округа по вопросам, связанным с рассмотрением обращений граждан.

7) Оказывает методическую помощь органам администрации городского округа по организации рассмотрения обращений граждан.

8) Ведет работу с Интернет - порталом ССТУ. Российской Федерации.

9) Организует работу по проведению Общероссийского дня приема граждан в администрации городского округа.

4. В сфере организации кадровой работы:

1) Ведет Реестр муниципальных служащих администрации городского округа.

2) Подготавливает документы по кадрам в соответствии с требованиями Трудового Кодекса и законодательства о муниципальной службе, в том числе трудовые книжки и личные дела муниципальных служащих администрации городского округа.

3) Готовит статистические отчеты в соответствии с установленными формами Росстата.

4) Готовит документы к аттестации муниципальных служащих администрации городского округа.

5) Ведет подготовку документов к заседанию конкурсных комиссий администрации городского округа, обеспечивает обработку протокола заседания, обеспечивает информационное сообщение по результатам работы комиссии.

6) Осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих администрации Лесозаводского городского округа и урегулированию конфликта интересов.

7) Осуществляет формирование кадрового резерва для замещения вакантных должностей муниципальной службы в администрации городского округа.

8) Ведет работу по декларативной компании

9) Организует проверку достоверности и полноты сведений о доходах, о расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих и граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супругов и несовершеннолетних детей.

3.4.10. Осуществляет контроль за соблюдением муниципальными служащими администрации городского округа ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов на муниципальной службе в администрации городского округа.

11) Разрабатывает мероприятий по профилактике коррупционных правонарушений.

12) Осуществляет контроль за разработкой должностных инструкций муниципальных служащих администрации городского округа.

13) Ведет оформление, учет и выдачу служебных удостоверений муниципальным служащим администрации городского округа.

14) Осуществляет контроль за соблюдением Правил внутреннего трудового распорядка муниципальными служащими администрации городского округа.

15) Размещает информацию на официальном Интернет-сайте Лесозаводского городского округа по вопросам кадровой политики.

16) Обеспечивает безопасность персональных данных муниципальных служащих администрации городского округа.

17) Ведет воинский учет работающих в администрации городского округа, их бронирование, в том числе пребывающих в запасе. Хранение бланков строгой отчетности.

18) Осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим

законодательством.

19) Организует работу по обеспечению безопасных условий и охраны труда в администрации городского округа, разрабатывает инструкции по охране труда для работников, обеспечивает обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проводит все виды инструктажей по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда, обеспечивает недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда».

4. Права Отдела

Отдел с целью реализации задач и функций, установленных разделами 2, 3 настоящего Положения, имеет право:

1. Запрашивать и получать у органов администрации и подведомственных организаций необходимые сведения.

2. Вносить главе администрации, заместителям главы администрации предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в том числе, предложения о создании координационных и совещательных органов (включая межведомственные).

3. Использовать в своей деятельности имеющиеся в администрации городского округа информационные системы, базы данных, системы связи, системы копирования, компьютерную и оргтехнику.

4. Участвовать в работе совещаний, заседаний органов администрации по вопросам, касающимся деятельности Отдела.

5. Организовывать и проводить проверки, принимать участие в проверках по вопросам ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан, кадрового делопроизводства, хранения и использования печатей и штампов в органах администрации городского округа.

6. Знакомиться с муниципальными правовыми актами и их проектами, касающимися деятельности Отдела.

7. Требовать создания организационно-технических условий для исполнения задач и функций, возложенных на Отдел.

5. Организация деятельности Отдела

1 Отдел возглавляется начальником, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации в установленном порядке.

2 Начальник Отдела осуществляет руководство Отделом, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения и несет персональную ответственность за выполнение полномочий и функций Отдела.

3 Начальник Отдела:

1) обеспечивает реализацию настоящего Положения;

2) представляет Отдел в органах местного самоуправления, в организациях и учреждениях Лесозаводского городского округа при решении возложенных на Отдел задач и функций;

3) участвует в совещаниях, проводимых должностными лицами администрации;

4) разрабатывает проект Положения об Отделе, проекты должностных инструкций муниципальных служащих Отдела;

5) обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками Отдела;

6) вносит предложения по структуре и штатной численности Отдела, предложения о назначении на должность и освобождении от должности муниципальных служащих Отдела;

7) в установленном порядке вносит главе администрации представления и (или) предложения о награждении муниципальных служащих Отдела, о привлечении муниципальных служащих Отдела к дисциплинарной ответственности;

8) разрабатывает совместно с архивным отделом администрации номенклатуру дел Отдела;

9) обеспечивает защиту в Отделе сведений, охраняемых законом, несет персональную ответственность за обеспечение сохранности указанных сведений;

10) осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет главный специалист Отдела.

5. Работники Отдела осуществляют свои обязанности на основании должностных инструкций, утвержденных главой администрации, и муниципальных правовых актов, определяющих полномочия и ответственность муниципальных служащих.

6. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием администрации, утвержденным распоряжением администрации.

_________________________