Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A
Вернуться к обычному виду
Лесозаводский городской округ
официальный сайт

Положение

Утверждено
постановлением администрации
Лесозаводского городского округа
от 27.12.2013 № 1779

Положение
об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа

1. Общие положения

1. Администрация Лесозаводского городского округа (далее администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Лесозаводском городском округе (далее городской округ) реализует полномочия по:

- организации и содержанию архивного отдела администрации;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления городского округа, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Приморского края, иных муниципальных образований.

2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация образует в своей структуре архивный отдел (далее отдел), выполняющий функции муниципального архива.

3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица. Отдел имеет круглую печать для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально-правового характера, исполненных на основе архивных документов и бланки со своим наименованием.

4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Приморского края от 10.04.2006г. № 349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае», Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», Уставом Лесозаводского городского округа; нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного отдела Приморского края, настоящим положением.

5. Положение об архивном отделе утверждается постановлением главы администрации городского округа по согласованию с руководителем аппарата администрации городского округа. В положении закрепляется организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих отдела утверждается главой администрации городского округа.

7. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

8. Администрация обеспечивает отдел зданием и (или) помещением, отвечающим нормативным требованиям хранения архивных документов создание необходимых условий труда работников отдела.

При реконструкции, передаче или сносе здания (помещения), в котором размещен отдел, администрация обязана предоставить здание, отвечающее требованиям хранения архивных документов.

2. Задачи и функции архивного отдела

Основными задачами и функциями архивного отдела администрации являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- предоставление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел Приморского края;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление администрации городского округа и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, находящихся в архивном отделе.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Приморского края, в том числе образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления городского округа с момента их образования, деятельности муниципальных предприятий, учреждений, а также предприятий, учреждений, находящихся в совместном ведении городского округа и Приморского края;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей информации, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Приморского края, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления городского округа по реализации отдельных государственных полномочий;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей информации в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Приморского края;

- документов на различных видах носителей информации по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории городского округа;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

2.1.2. Отдел по согласованию с главой администрации городского округа может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых для хранения условий документы действующих муниципальных и государственных предприятий, учреждений, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Приморского края поступают в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации городского округа при наличии доверенности.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа, в том числе:

- составление списков предприятий, учреждений, организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемые главой администрации городского округа и согласовываемых с архивным отделом Приморского края; систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве органов местного самоуправления городского округа, муниципальных организаций. Содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании архивов, включая:

- проведение проверок соблюдения организациями – источниками комплектования и иными организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, установленных специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;

- рассмотрение и представление на утверждение в архивный отдел Приморского края поступивших от организаций - источников комплектования отдела описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в порядке, установленном архивным отделом Приморского края;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта среди организаций – источников комплектования отдела;

- оказание организационно- методической помощи организациям - источникам комплектования отдела проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа в области архивного дела, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления иных организаций о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- прием граждан, своевременное и полное рассмотрение обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб;

- создание и совершенствование научно- справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации в сфере архивного дела при наделении ими в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3. Права и обязанности архивного отдела

В целях реализации полномочий в установленной сфере деятельности отдел имеет право:

3.1. Представлять администрацию городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации и архивного отдела Приморского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией городского округа вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимых сведений о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение муниципальными предприятиями, учреждениями, находящимися на территории городского округа, требований по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. По согласованию с организациями иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий для участия в решении вопросов сохранности архивных документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в муниципальных и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями городского округа, архивным отделом администрации Приморского края.

4. Организация работы архивного отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник отдела. Начальник отдела является муниципальным служащим.

4.2. Начальник отдела назначается на должность главой администрации городского округа и освобождается от должности главой администрации в установленном порядке.

При смене начальника отдела прием- передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации городского округа, архивного отдела Приморского края. Акт приема- передачи утверждается главой администрации городского округа и представляется в архивный отдел Приморского края.

4.3. Начальник архивного отдела:

4.3.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.

4.3.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в городском округе перед администрацией городского округа и в установленном порядке – перед архивным отделом Приморского края.

4.3.3.Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режима, работу отдела в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.

4.3. Осуществляет противодействие коррупции в пределах своих полномочий.

4.4. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией, с учетом рекомендаций архивного отдела Приморского края.

4.5. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой городского округа в установленном порядке.

4.5.1. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в государственный архив Приморского края в установленном порядке.

_______________________