Положение
Администрация Лесозаводского городского округа
Приморский край
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
15.09.2015 г. Лесозаводск № 1222
|
Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа |
|
|
На основании Федерального Закона от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в целях исполнения архивным отделом администрации городского округа действующего законодательства, активизации архивного дела в городском округе, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в связи с принятием решения Думы Лесозаводского городского округа от 26.02.2015 № 297 «О внесении изменений в решение Думы Лесозаводского городского округа от 19.11.2007 № 507 «О структуре администрации Лесозаводского городского округа» и постановления администрации Лесозаводского городского округа от 16.03.2015 № 295 о внесении изменений в постановление администрации Лесозаводского городского округа от 30.09.2010 № 720 «О структуре администрации Лесозаводского городского округа» в целях обеспечения единства требований к разработке правовых актов, определяющих полномочия и организацию деятельности органов администрации Лесозаводского городского округа на основании администрация Лесозаводского городского округа
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1.Утвердить Положение об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа (прилагается).
2. Признать постановление администрации Лесозаводского городского округа от 27.12.2013 № 1779 «Об утверждении положения об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа» утратившим силу.
Глава администрации
городского округа А.С. Суханов
|
|
|
Утверждено постановлением администрации Лесозаводского городского округа от 15.09.2015 № 1222 |
|
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа
1. Общие положения
1.Положение об архивном отделе администрации Лесозаводского городского округа (далее - Положение определяет задачи, функции, права и организацию деятельности архивного отдела администрации Лесозаводского городского округа (далее – Отдел).
1.2. Отдел является отраслевым, (функциональным) органом администрации Лесозаводского городского округа (далее – администрация), находится в функциональном подчинении у руководителя аппарата администрации Лесозаводского городского округа.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии со следующими правовыми актами:
- Федеральным законом от 06.10.2006 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- законом Приморского края от 10.04.2006г. № 349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае»;
- Уставом Лесозаводского городского округа;
- решениями Думы Лесозаводского городского округа по вопросам формирования и содержания муниципального архива;
- настоящим Положением.
1.4. Отдел создается и исключается из структуры администрации в установленном порядке на основании решения Думы Лесозаводского городского округа о структуре администрации Лесозаводского городского округа.
1.5. Отдел имеет:
а) малую печать, которая проставляется на документах Архивного фонда Российской Федерации:
- архивных справках;
- архивных выписках;
- архивных копиях;
б) штамп, который проставляется на:
- архивных справках;
- архивных выписках;
- архивных копиях;
в) бланк, который используется для переписки с юридическими и физическими лицами, органами государственной власти, органами местного самоуправления.
1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами администрации, органами государственной власти Приморского края, юридическими лицами и организациями – источниками комплектования архивного отдела администрации Лесозаводского городского округа.
1.7. Работники Отдела являются муниципальными служащими, которые назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии с законодательством Российской Федерации о муниципальной службе и муниципальными правовыми актами.
1.8. Местонахождения Отдела – г. Лесозаводск, ул. Будника, 119.
2. Задачи Отдела
Задачами отдела являются:
2.1.Реализация полномочий администрации по решению вопроса местного значения по формированию и содержанию муниципального архива.
2.2. Реализация следующих полномочий администрации, установленных федеральными законами, законами Приморского края, муниципальными правовыми актами:
2.2.1. хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
-органов местного самоуправления;
- муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее – муниципальные организации);
2.2.2. решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
3. Функции Отдела
С целью реализации задач, указанных в разделе 2 настоящего Положения, Отдел исполняет следующие функции:
3.1. Обеспечивает предоставление муниципальной услуги в сфере архивного дела «Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
3.2. Вносит на рассмотрение администрации и архивного отдела Приморского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации делопроизводства организаций; участвует в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов архивного дела и документооборота, готовит проекты муниципальных правовых актов.
3.3. Запрашивает и получает от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов, организации документооборота.
3.4. Проверяет исполнение муниципальными организациями требований по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
3.5. Дает в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории городского округа, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документооборота.
3.6. Организует совещания, семинары, проверки и иные мероприятия по вопросам организации архивного дела.
3.7. Взаимодействует с органами местного самоуправления, организациями городского округа, архивным отделом Приморского края.
3.8. Обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- предоставляет в установленном порядке учетные данные в архивный отдел Приморского края;
- проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.9. Обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Приморского края, в том числе образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления городского округа и деятельности муниципальных организаций;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Приморского края;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, действовавших на территории Лесозаводского городского округа;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
3.10. По согласованию с главой администрации принимает на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых для хранения условий документы действующих муниципальных организаций и государственных предприятий, учреждений, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
3.11. Комплектует архив документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для городского округа, в том числе:
- составляет и уточняет списки предприятий, учреждений, организаций – источников комплектования Отдела, утверждаемые главой администрации и согласованные с архивным отделом Приморского края;
- отбирает и принимает документы постоянного (долговременного) хранения;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.
3.12. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов, содействует организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании архивов, включая:
- проведение проверок соблюдения организациями – источниками комплектования и иными организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, установленных специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения;
- рассмотрение и представление на утверждение в архивный отдел Приморского края поступивших от организаций - источников комплектования отдела описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном архивным отделом Приморского края;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта среди организаций – источников комплектования Отдела;
- оказание организационно- методической помощи организациям - источникам комплектования Отдела проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
3.13. Осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа в области архивного дела, организации использования архивных документов, удовлетворения прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, других муниципальных организаций о составе и содержании документов Отдела для исполнения их запросов на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- прием граждан, своевременное и полное рассмотрение обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, исполнение социально- правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб;
- создание и совершенствование научно- справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
3.14. Управляет архивным делом на территории Лесозаводского городского округа.
3.15. Участвует в мобилизационной подготовке и мобилизации.
4. Права Отдела
Отдел с целью реализации задач и функций, установленных разделами 2, 3 настоящего Положения, имеет право:
4.1. Запрашивать и получать у органов администрации и организаций – источников комплектования архивного отдела необходимые сведения;
4.2.Вносить главе администрации, заместителям главы администрации, руководителю аппарата предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, в том числе, предложения о создании координационных и совещательных органов (включая межведомственные);
4.3. Использовать в своей деятельности имеющиеся в администрации информационные системы, базы данных, системы связи, системы копирования, компьютерную и оргтехнику;
4.4. Представлять администрацию городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.4.1. Согласовывать положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела, описи дел по личному составу.
5. Организация деятельности
5.1. Отдел возглавляется начальником, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации в установленном порядке.
5.2. Начальник Отдела осуществляет руководство Отделом, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций Отдела.
5.3.Начальник Отдела:
5.3.1. обеспечивает реализацию настоящего Положения;
5.3.2. представляет Отдел в архивном отделе Приморского края и в организациях- источниках комплектования Отдела;
5.3.3. участвует в совещаниях, проводимых должностными лицами администрации
5.3.4. разрабатывает проект Положения об Отделе, проекты должностных инструкций муниципальных служащих Отдела;
5.3.5. обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками Отдела;
5.3.6. вносит предложения по структуре и штатной численности Отдела, предложения о назначении на должность и освобождении от должности муниципальных служащих Отдела;
5.3.7. в установленном порядке вносит главе администрации представления и (или) предложения о награждении муниципальных служащих Отдела, о привлечении муниципальных служащих Отдела к дисциплинарной ответственности;
5.3.8. разрабатывает совместно с архивным отделом Приморского края номенклатуру дел Отдела;
5.3.9. обеспечивает защиту в Отделе сведений, охраняемых законом, несет персональную ответственность за обеспечение сохранности указанных сведений;
5.3.10. осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
5.4. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет специалист архивного отдела.
5.5. Работники Отдела осуществляют свои обязанности на основании должностных инструкций, утверждаемых главой администрации, и муниципальных правовых актов, определяющих полномочия и ответственность муниципальных служащих.
5.7. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием администрации, утверждаемым распоряжением администрации.
_______________________
